オンラインイベントは今や、リモートワークの普及やコロナ禍といった現代社会の生活様式の中では欠かすことのできない存在となっています。
オンラインイベントをうまく活用し成功に導くことで、企業のプロモーションや社内コミュニケーションの促進など、さまざまなメリットにつながるでしょう。
本記事では11個の成功事例や成功のためのポイント、よくある質問をご紹介します。
オンラインイベントとは
オンラインイベントとは、インターネットを介して参加者が遠隔地からでも参加できるイベント形式のことを指します。
オンラインイベントではウェブカメラやマイクを使って、リアルタイムのビデオ会議やライブストリーミングが可能なため、参加者同士で顔を見ながらコミュニケーションを取ることができます。
イベントの種類には、ウェビナー、オンラインランチ会、オンラインワークショップ、製品発表会、パーティー、総会、物産展など多岐に渡ります。
BtoB向けにはビジネスセミナーや企業説明会、BtoC向けには製品やサービスの紹介、文化交流イベントなどさまざまな形式が存在します。
また、最近ではオフラインと組み合わせた「ハイブリッドイベント」も登場しています。
ハイブリッドイベントについて詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
https://www.commentscreen.com/blogs/hybrid-event-explained
オンラインイベントのメリット
オンラインイベントには以下の3つのメリットが挙げられます。
- ユーザーが気軽に参加できる
- 低コストで開催できる
- 参加者のデータを獲得できる
ユーザーが気軽に参加できる
オンラインイベントの最大の魅力のひとつは、ユーザーが気軽に参加できる点です。従来のイベントでは、参加者が物理的に会場に足を運ぶ必要がありましたが、オンラインイベントでは自宅や職場など、インターネットに接続できる環境であればどこからでも参加できます。
これにより、地域や国境を越えて、多様な参加者を集めることが容易になります。
また、参加に必要な準備も簡単です。オンラインイベントに参加するためには、基本的にパソコンやスマートフォン、インターネット接続があれば十分です。特別な装備や移動の手配を一切必要としないため、イベント前の参加者のハードルが大幅に下がります。
低コストで開催できる
オンラインイベントは、従来の対面イベントと比較して低コストで開催できるという大きなメリットがあります。
会場費や交通費、宿泊費、印刷物コストなどの直接経費を削減できる点が特に魅力です。物理的な会場を必要とせず、自宅やオフィスから簡単にアクセスできるため、高額なリース料や会場設営費を抑えることが可能です。
また、参加者も移動する必要がないため、交通費や宿泊費がかからない点もコスト削減につながります。
参加者のデータを獲得できる
オフラインイベントに比べてオンラインでは、リアルタイムで多くのデータを収集しやすく、これによりイベントの成功度や参加者の満足度を詳細に分析することが可能です。
オンラインイベントプラットフォームの多くには、ユーザーの行動履歴を追跡できる機能が備わっています。
これは、登録情報や参加状況、視聴時間、アンケート結果などを簡単に収集・整理する手段となります。
これらのデータを利用することで、マーケティングにも効果的に活用することができるでしょう。
オンラインイベントのデメリット
一方で、オンラインイベントには以下のようなデメリットも存在します。
- 集客が難しい
- 慣れていないと満足度が低くなってしまう
集客が難しい
オンラインイベントの集客は、物理的なイベントとは異なる特有の難しさがあります。その一つの理由として、オンラインプラットフォームには無数のイベントが存在し、新規参加者を引き付ける競争が激しいことが挙げられます。
物理的な場では、イベントの場所や時間が制約となることも多いですが、オンラインでは一瞬で他のイベントに移行できるため、参加者の注意を引き続けることが重要です。
また、オンラインイベントは気軽に開催できるため多くの企業が開催しており、独自性を出すことが難しく、興味を持ってもらうことが難しいのです。
集客戦略として有効な方法として、SNSやメールマガジンなどを活用したweb集客があげられます。
イベントに関する詳細な日程やゲストスピーカーの紹介、特典情報などを具体的に示すことで参加者の興味を引き出すことができ、集客につながるでしょう。
慣れていないと満足度が低くなってしまう
オンラインイベントは、コスト効率や利便性など多くのメリットがありますが、新しい形式に慣れていない場合、参加者の満足度が低くなってしまうことがあります。
開催側の準備不足によってイベントの進行がうまくいかなかったり、設備面で不調があるために参加者が快適にイベントに参加できなかったりしてしまうとイベントの満足度が低くなってしまうでしょう。
こういった事態を避けるためには、事前準備が欠かせません。
【社内向け】オンラインイベントの成功事例
社内向けのオンラインイベントの中で、実際に成功した事例を3つご紹介します。
オンラインランチ
ウィルゲートでは、社員同士の部署や年次を超えたコミュニケーションの促進を目的として、オンラインランチ会を開催しました。
普段接する機会のない人とランチをしながら交流することで、社員同士の知らない一面を見ることができ、イベントは大成功に終わったそうです。
参考
https://note.com/willgate\_inc/n/n66ce887fef28
オンライン飲み会
増田会計事務所では、テレワークの導入後に顔を合わせて話す機会が減ってしまったために、オンライン飲み会を開催しコミュニケーションの促進を図りました。
自宅にいながら気軽に飲み会に参加することができ、楽しすぎて二日酔いになってしまうほど社員が盛り上がってコミュニケーションの促進につながったようです。
参考
オンライン社員総会
エムスリーキャリアでは、今期方針の共有と全社表彰を目的として、2023年9月にオンライン全社総会を開催しました。
700名近い社員がオンラインで一堂に会したことで、方針の共有や表彰式が盛り上がり満足度の高い社員総会となったようです。
参考
https://note.com/m3career/n/n96014d6412a5
社員総会について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご参考にしてください。
https://www.commentscreen.com/blogs/general-meeting-explained
【社外BtoB向け】オンラインイベントの成功事例
社外のBtoBに向けたオンラインイベントの成功事例を3つご紹介します。
ウェビナー
BIZcomfortでは、「X企業アカウントの極意」というテーマで会員向けに無料ウェビナーを開催しました。
実際のXアカウントを画面共有にてわかりやすく共有したことで、参加者からも非常にわかりやすくて参考になったという声が集まり、満足度の高いウェビナーになったようです。
参考
https://bizcomfort.jp/column/event\_report/124967.html
事業報告会
こども宅食では、寄付企業や団体に向けた事業報告会を2022年にオンラインにて開催しました。
各事業の振り返りをスライドにまとめて画面に映すことで、非常にわかりやすく納得のいく事業報告会になったそうです。
https://kodomo-takushoku.jp/archives/5469
LIVE配信
滋賀大学では、スマホの活用法に関するセミナーをLIVE配信で開催しました。
実際の活用方法を共有しながら配信したことで、非常にわかりやすく、イベント後半には参加者同士の名刺交換の時間もあり、大いに盛り上がったようです。
参考
https://shiga-u.ac.jp/icr/news/3819/
【社外BtoC向け】オンラインイベントの成功事例
社外のBtoCに向けたオンラインイベントの成功事例を5つご紹介します。
オンライン製品発表会
スタディストでは、「Hansoku Cloud」という新サービスのローンチをオンラインにて発表しました。
初のオンライン製品発表会でしたが、事前に本番を想定した準備を入念に行ったことでスムーズに進行でき、新サービスの認知拡大につながったようです。
参考
https://note.com/keiko\_a/n/n2e5179b64c0d
オンラインパーティー
自治労全国書記会議では、労働組合同士の横のつながりを作ることを目的として「オンライン謎解き脱出ゲーム」を開催しました。
参加者同士が協力して謎解きに挑戦し脱出を目指すことで、横のつながりが自然と生まれてイベントは大成功に終わったようです。
参考
https://nazotoki-concierge.com/case-interview/remote-work-mystery/2024050713433/
オンラインワークショップ
s_createでは、参加者に暗闇状態で参加してもらう「暗闇オンラインワークショップ」を開催しました。
オンラインイベントならではの機能をふんだんに活用し、参加者に非日常感を味わってもらうことで、満足度の高いイベントになったようです。
参考
https://note.com/s\_create/n/ndb1ae0eaf037
オンライン旅行
クラブツーリズムでは、シベリア鉄道を気軽に体験できるようにとオンライン旅行ツアーを開催しました。
シベリア鉄道の魅力を映像を通して参加者に体験してもらうことができ、ツアー申し込みにも繋がり大成功に終わったようです。
参考
https://clublog.club-t.com/\_ct/17472449
オンライン物産展
2022年7月に「第1回三重オンライン物産展」が開催されました。
三重県各地の名物商品を効果的に訴求することができ、コロナ禍の状況でしたが非常に盛況に終わり、実際に多くの商品購入につながったようです。
参考
https://online2310.shopinfo.jp/
オンラインイベントを成功させるためのポイント
オンラインイベントを成功させるためには、以下の6つのポイントを意識しましょう。
- イベントツールを有効活用する
- 事前準備を徹底的に行う
- 成功事例を参考にする
- ターゲットユーザーを集客する
- リハーサルを行う
- プロに外注する
イベントツールを有効活用する
オンラインイベントを成功させるためには、適切なツールの選定と効果的な活用が不可欠です。
まず最初に考慮すべきは、イベントの主旨や規模に合ったプラットフォームの選定です。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど、用途に応じた選択が重要となります。
その中でも参加者との交流を積極的に行いたい場合は、インタラクティブにつながることのできるツールがおすすめです。
CommentScreenでは、参加者のコメントをアクション付きで画面に表示したり、アンケートをリアルタイムで取れたりと、参加者と交流できる機能が盛りだくさんに搭載されています。
事前準備を徹底的に行う
事前準備を徹底的に行うことは、オンラインイベントの成功に不可欠です。
まず最初にイベントの目的を明確にし、その目的に合った内容や形式を決定します。これには、ターゲットのニーズや興味を事前に把握することが重要です。
さらに、当日のリハーサルを行うことで、想定外のトラブルを未然に防ぐことができます。特にスピーカーや出演者が慣れていない場合は、複数回のリハーサルを通じて流れをシミュレーションし、自信を持って本番に臨めるようにします。
成功事例を参考にする
オンラインイベントを成功させるためには、事例研究が欠かせません。他企業や他団体の成功例を学ぶことで、新たなアイデアや戦略を取り入れることができます。
そして、それを自分たちのイベントに適用することで、より効果的な運営が可能になります。
ターゲットユーザーを集客する
ターゲットユーザーを集客することは、オンラインイベントの成功において極めて重要なポイントです。まず、ターゲットユーザーが誰であるかを明確にすることから始めましょう。具体的な属性や興味関心、行動パターンを把握することで、より効果的なプロモーションを行うことができます。
リハーサルを行う
リハーサルを行うことで、オンラインイベントの成功率は格段に高まります。リハーサルは、事前に問題点を洗い出し、解決策を講じるための絶好の機会です。
リハーサル後にはフィードバックを収集し、必要な調整を行いましょう。チームメンバーからの意見を積極的に取り入れ、改善点を見つけることが重要です。
これにより、イベントの質がさらに向上し、参加者の満足度を高めることができます。
プロに外注する
プロに外注することで得られる最大のメリットは、専門知識と経験を活用できる点です。
オンラインイベントには技術的な要素や視聴者の関与を引き出すための工夫が必要なため、初めての方や経験の少ない方では難易度が高いことがあります。
プロは様々なシナリオにも対応できるノウハウを持っており、イベントがスムーズに進行するようにサポートしてくれます。
オンラインイベント成功に欠かせない機材
オンラインイベントの成功に欠かすことのできない機材について、特に重要な3つの機材を解説します。
マイク
オンラインイベントの音声品質は、参加者の満足度に直結する重要な要素です。良質なマイクを使用することで、プレゼンテーションやディスカッションの内容が明確になり、コミュニケーションのスムーズさが向上します。
ウェブカメラ
ウェブカメラはイベントの映像品質を直接決定し、視覚的な印象を大きく左右します。
適切なカメラを選び、事前にしっかりとテストすることで、視聴者に高品質な体験を提供できるでしょう。
照明
イベントにてスピーカーとなる人物を鮮明に画面に投影するためには、照明を当てることが重要です。
天井からの照明だけでは十分にスピーカーを照らせない場合があるので、投影用のライトを別で準備しておくといいでしょう。
オンラインイベントを成功させるためのよくある質問
オンラインイベントを成功させるために、よくある質問をご紹介します。
質問1:オンラインイベントの失敗とはどんなケースがある？
オンラインイベントが失敗に終わるケースには、参加者が十分に集まらない、スムーズにイベントを進行できない、参加者の満足度が低いといったケースが考えられます。
質問2:オンラインイベントの失敗要因は？
失敗に終わる最大の要因は「準備不足」に尽きます。
前述したように事前にリハーサルをしっかりと行い、当日想定できるトラブルには臨機応変に対応できるようにしましょう。
質問3:無料ツールと有料ツールどちらを使うべき？
無料ツールでも最低限イベントを開催できる機能は搭載されているため、イベント開催が初めてでシンプルなイベントであれば無料ツールでも十分でしょう。
一方、参加者の満足度を高めたい、参加者とリアルタイムでインタラクティブなコミュニケーションを取りたいという場合には有料ツールがおすすめです。
CommentScreenでは、参加者のコメントをアクション付きで画面に表示したり、アンケートをリアルタイムで取れたりと、参加者と交流できる機能が盛りだくさんに搭載されています。
まとめ
現代企業において、オンラインイベントの開催は自社の認知拡大や見込み顧客獲得の手段として欠かせないツールとなっています。
今回紹介した事例やポイントを参考にしていただき、オンラインイベントの成功に役立てていただければ幸いです。