全社で集まるビッグイベントとして「社員総会」があります。会社の方向性を共有したり、社員同士がコミュニケーションを取ったりする場として活用されており、力を入れる企業も増えています。

とはいえいざ社員総会を企画しようとすると、具体的に何をすべきか、どんな手順で進めるべきかなど悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、社員総会の概要や目的、進め方やおすすめの企画案などを解説します。

記事後半で社員総会を成功に導くコツも紹介してるので、ぜひご一読ください。

なお、社員総会を盛り上げるためのツールをお探しの方は『CommentScreen』がおすすめです。
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社員総会とは

社員総会は本来「一般社団法人や株式会社において、年に1度実施することが義務付けられている意思決定の場」を指す言葉です。しかし、一般的には違う意味で知られています。

「今後も社員一丸となって仕事を進めていくための目線合わせの場」といった位置づけで紹介されることが多く、以下の3つを実現するために社員総会は実施されています。

・全社に伝えたいことに関して共有する
・社員の日頃の頑張りを称える
・社員同士のつながりを強化する

全社で集まる大きなイベントなので、しっかり準備をして企画を進めていく必要があります。では、社員総会の目的としては具体的に何があるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

社員総会の目的5つ

社員総会が実施される目的は、以下の5つです。

1. 経営方針やビジョンの共有
2. コミュニケーションの促進
3. モチベーションの向上
4. 課題感や改善点の共有
5. スキルや知識の共有

特に最初に紹介する「経営方針やビジョンの共有」はとても重要です。詳しく見ていきましょう。

目的1：経営方針やビジョンの共有

1つ目の目的は「経営方針やビジョンの共有」です。社員総会では社員が一堂に集まり、経営方針や戦略、業績などを共有します。

目の前の業務をこなしていると、同じ部署の課題は把握できても、会社全体としてどこに向かっているのかわかりづらいことも多いのではないでしょうか。

社員総会では会社が進むべき方向性を共有できるため「なぜこの仕事をしているのか」が明確になり、社員の帰属意識が高まります。誇りを持って働く方が増えたり、仕事に本気で打ち込めるようになったりするためとても重要です。

目的2：コミュニケーションの促進

2つ目の目的は「コミュニケーションの促進」です。社員総会では社員一丸となって取り組める「ゲームイベント」や「ワークショップ」「社内プレゼンテーション」などを行うこともあるため、コミュニケーションの促進につながります。

普段関わりのない同じ会社の社員と関わりを持つことで横のつながりができ、仕事の連携もスムーズになります。例えばマーケティング部の方が営業部の方と仲良くなれば、手を取り合って業務を進めやすくなるイメージです。

社員同士がコミュニケーションを取りやすくなることで、業務が円滑に進みやすくなります。

目的3：モチベーションの向上

3つ目の目的は「モチベーションの向上」です。社員総会では、社員を称える機会として「表彰」があります。表彰される方はもちろん、表彰されなかった方も次回に向けて目標ができるため、モチベーションの向上につながります。

モチベーションが上がれば仕事の生産性も上がり、結果的に楽しく働ける方が増えます。仕事に対して満足度が高い状態を維持できれば、離職率の低下にもつながるのではないでしょうか。このように、モチベーションの向上も目的の1つです。

目的4：課題感や改善点の共有

4つ目の目的は「課題感や改善点の共有」です。会社として今どのような課題感があるのか、何を改善しようとしているのかなどを共有する場としても社員総会が利用されています。

例えば漠然と「売上が伸び悩んでいる」とわかっても、何が原因かわからなければ不安だけが大きくなってしまいます。しかし社内のどこに課題があり、何を改善すべきかわかればどうでしょうか。

進むべき方向性がわかるため、どのような行動をすれば解決につながるか、検討しやすくなります。部署単位のみならず、個人レベルで認識のすり合わせができる点も魅力です。

目的5：スキルや知識の共有

5つ目の目的は「スキルや知識の共有」です。

社員総会によっては、社内プレゼンテーションやワークショップなどを行うこともあります。他部署の社員と協力して進められることもあり、新しいスキルや知識の共有が可能です。

また、横のつながりもできるため今後の仕事でも役立ちます。このように、社員総会には目的が複数あります。では、社員総会で実施する内容はどのように企画すべきでしょうか。詳しく見ていきましょう。

社員総会の企画案

社員総会をいざ実施しようとしても、何をすればいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。
ここからは社員総会の企画案を5つご紹介します。

1. ビジョン共有セッション
2. ワークショップ
3. オンライン掲示板の活用
4. 社内プレゼンテーション大会
5. ハイブリッドイベント

特に5つ目のハイブリッドイベントはコロナ禍を経て一般的になりつつあるため、押さえておきたいところです。詳しく見ていきましょう。

案1：ビジョン共有セッション

1つ目に紹介する企画案は「ビジョン共有セッション」です。「ビジョン共有セッション」とは、社長を始めとする経営陣が、会社のビジョンや方針を語るセッションを用意する企画のことです。

経営者が社員に直接語る企画だけではなく、座談会形式で複数の社員を交えて話す企画などもあります。複数の視点でビジョンを共有できるほか、他の方が質問した内容も聞けるため理解度が深まるメリットもあります。

案2：ワークショップ

2つ目に紹介する企画案は「ワークショップ」です。主に社員同士のコミュニケーションの活性化を目的とした企画で、さまざまな効果があります。

例えば「AIの活用」をテーマに数名のグループに分け、ディスカッションをしたうえで案を共有するワークショップを開いた場合はどうでしょうか。普段AIを活用に関して考える機会がない方でもきっかけ作りになりますし、AI活用に詳しい社員を見極めることにもつながります。

また、議論した内容を業務に活かすことができれば、会社全体の生産性向上につながる可能性もあるのではないでしょうか。上記のテーマはあくまでも候補の1つなので、社員同士が活発的に議論できるテーマを準備することがおすすめです。

案3：オンライン掲示板の活用

3つ目に紹介する企画案は「オンライン掲示板の活用」です。オンライン掲示板とは、その名の通りオンライン上で利用できる掲示板のことです。

社員総会で議論するテーマを決めておき、オンライン掲示板を活用して質問や意見をリアルタイムで共有します。オンライン・オフライン問わず一体感のあるイベントを実施することが可能です。

事前にオンライン掲示板の使い方や議論するテーマを共有しておく必要はありますが、当日オフラインで参加できないメンバーとも交流できるのは魅力的なのではないでしょうか。

案4：社内プレゼンテーション大会

4つ目に紹介する企画案は「社内プレゼンテーション大会」です。

例えば「生産性の上がるアイデア」をテーマに数名でチームを組んで議論し、発表するプレゼンテーション大会があればどうでしょうか。社員同士の考え方がわかり親密度が上がるほか、他部署の仲間ができるため相談などもしやすくなり、仕事のストレスを発散しやすくなります。

加えて「生産性の上がるアイデア」も多く生まれるため、企業の成長にもつながるのではないでしょうか。

案5：ハイブリッドイベント

5つ目に紹介する企画案は「ハイブリッドイベント」です。ハイブリッドイベントとは、オンラインとオフラインを同時に開催するイベントのことです。オフラインだけでは参加が難しかった社員も参加できるため、集まりやすいメリットがあります。

しかし、ハイブリッドイベントはメリットだけではありません。「オンライン」と「オフライン」で同時に行うことから、リモートの社員と対面の社員との壁が生じてしまう可能性があるため対策をしておきたいところです。

このような場合は、オフライン・オンラインどちらでもコミュニケーションがとりやすいツールを導入することをおすすめします。例えば社員総会を盛り上げることができるツール『CommentScreen』では、クイズやアンケートができるためイベント内で参加者とリアルタイムにコミュニケーションをとれます。

参加者もコメントやリアクションができるため、双方向からコミュニケーションがとりやすく、イベントの盛り上げにつながります。以下から無料ダウンロードのうえ、お試ししてはいかがでしょうか。

社員総会を進める手順

社員総会を進める手順は、以下の通りです。

1. 社員総会を進めるためのキーマンを決める
2. 社員総会の目的やゴールを決める
3. 社員総会の会場や開催方法を決める
4. 社員総会の日程や参加方法などを全社へ案内する
5. 社員総会の準備などを社内で共有する
6. 社員総会のロールプレイングを行う
7. 社内総会を実施しイベントレポートなどをまとめる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

手順1：社員総会を進めるためのキーマンを決める

まずは社員総会を円滑に進めるためのキーマンを立てましょう。キーマンとは、社員総会を企画していく主要メンバーのことです。

広報や人事総務部など、全社に情報を展開する上で必要なメンバーを集めることが重要となります。また社内人脈に強いメンバーがいると、部署ごとに情報を周知しやすくなるためおすすめです。

社員総会の内容を詰める前に、まずはどんなメンバーで社員総会を進めていくか検討しましょう。

手順2：社員総会の目的やゴールを決める

次に社員総会の目的やゴールを決めましょう。いきなり企画を考え始めると、企画に引っ張られて「なぜ社員総会を実施するのか」が見えづらくなってしまいます。

少なくとも以下の内容については、事前に整理しておきましょう。

事前に目的やゴールを決めておくことで、軸がぶれずに企画を検討しやすくなります。

手順3：社員総会の会場や開催方法を決める

内容が固まったら実施方法を考えていきましょう。
具体的に言うと会場や開催方法を決めていく流れとなります。

社内で展示会などを実施したことがある社員がいればヒアリングをしたり、一部協力を仰いだりするのも一つの手です。
オフラインだけではなくオンラインで参加するメンバーもいるため、この点を考慮しつつ会場の規模感を検討しましょう。

規模感がイメージできない場合は、メールや社内ポータルなどでアンケートを取り、参加予定の人数を把握することをおすすめします。

手順4：社員総会の日程や参加方法などを全社へ案内する

規模感や会場、参加方法などが決まったら全社に案内を送ります。
社内報などを作っている広報担当者と協力するとよいでしょう。

忙しくなかなか見てもらえないこともあるため、事前に部長や課長クラスの社員に説明しておくことをおすすめします。
部から社員に情報をおろしやすくなるため、参加率も期待できます。

とはいえ業務が忙しく見れない方も多いため、何回かに分けてリマインドを行うと良いでしょう。
あまりにも参加メンバーが少ない場合は、再度部長などに協力を仰ぎましょう。

手順5：社員総会の準備などを社内で共有する

手順4までのステップで社員総会についてはお知らせできますが、参加してもらえるとは限りません。
社員総会に興味を持ってもらうためにも、社員総会の企画内容の一部を社内報などで展開することがおすすめです。

内容に興味を持ってもらえれば社内で噂が広がり、噂をきっかけに社員総会に参加してもらえる可能性もあります。
社員総会が目に留まりやすいよう、プロセスの発信がおすすめです。

手順6：社員総会のロールプレイングを行う

ある程度準備ができたら、社員総会のロールプレイングを行うことをおすすめします。
特に当日話す機会が多い社員がいれば、話す流れや会場の動き、オンラインとの連携などがスムーズにできるか、チェックしていくようなイメージです。

このタイミングで足りない部分があれば別途検討し、準備を進めていきます。年に一度の大きなイベントですので、一つひとつ細かくチェックしていきましょう。

手順7：社内総会を実施しイベントレポートなどをまとめる

ここまでの準備で社内総会は実施できます。
しかし社内総会を成功イベントとして印象付けたり、来年に向けた準備につなげたりする意味では「イベントレポート」を作るのがおすすめです。

企画団体からどのようにまとめるべきかを整理し、当日撮影した動画や写真などを用いて、社内総会の内容をまとめます。
当日参加した方が、見た時に楽しかった思い出を振り替えられるだけではなく、参加できなかった方も、翌年参加したいと思えるような内容にしましょう。

場合によっては社内のマーケティング担当者などと連携し、コンテンツの相談をしておくことがおすすめです。

社員総会を成功に導く4つのコツ

社員総会を成功に導くコツは、以下の4つです。

1. 明確な目標設定と計画作り
2. 多角的なコミュニケーションの活用
3. 後日フォローアップの徹底
4. 適切な進行と場の雰囲気作り

1つずつ詳しく見ていきましょう。

コツ1：明確な目標設定と計画作り

手順2でも紹介しましたが、社員総会を進めるうえでは「目標設定」が特に重要です。
まずは叩き台となる目標を作り、経営層と合意を図る必要があります。

稟議を通すときと同じフローで準備を行い、企画書を用意して準備を進めましょう。
目標がイメージしづらい場合は、本記事の前半で紹介した企画案などから目標を逆算して考えることもおすすめです。

一人で考えにくい場合は、15分もしくは30分のミーティングを開催し、アイデアを議論することも検討しましょう。

コツ2：多角的なコミュニケーションの活用

社員総会を「社員が楽しめるイベント」にするには、多角的なコミュニケーションが必要不可欠です。
具体的に言うと経営層から一方的に情報を伝えるだけではなく、参加している社員全員がコミュニケーションを取りやすい仕組みが求められます。

企画案で紹介した「オンライン掲示板」や、記事途中で紹介した『CommentScreen』を活用したコミュニケーションしやすい仕組みなどを検討しましょう。
他にもグループで集まって、話ができるような企画を考えるのがおすすめです。

コツ3：後日フォローアップの徹底

社員総会に参加した人だけではなく、参加できなかった方へのフォローアップも重要です。
特に経営層から社員に向けて伝えたメッセージなどに関しては、当日参加できなかった方向けに補足する場を設けましょう。

直接的な場を設けるのが難しい場合は、社内報などで動画や文章で補足することもおすすめです。
また、部長などに事前にお願いしておき、部署単位で社員全員に行き届くよう準備しておくと良いでしょう。

コツ4：適切な進行と場の雰囲気作り

事前にどれだけ準備をしても、当日参加してる社員が楽しめなければイベントは成功したとは言い切れません。
柔軟に状況を把握してフォローできる仕組みを検討し、社員全員が楽しめるように準備をしていきましょう。

具体的に言うと、以下のような準備をしておくことをおすすめします。

・オンラインの参加者から質問が来た時に備えて、質問をチェックして司会者に伝える担当者を決めておく。
・グループごとに話す際も、会場を回ってフォローする担当者を複数人用意しておく。
・参加者の理解度や雰囲気に合わせて、話す内容を切り替えられるよう準備しておく。

当日楽しめるよう、可能なかぎり準備していきましょう。

社員総会を盛り上げるなら「CommentScreen」

ここまで社員総会の目的や企画案、具体的な進め方などについて紹介しました。
ここまで読んで「準備が大変そう……」と思った方も多いのではないでしょうか。

このような場合は、社員総会の企画をプロに相談しながら進めるのがおすすめです。例えば社員総会を盛り上げるツール『CommentScreen』では、オフライン・オンラインどちらも考慮したうえで一緒に企画内容を検討することもできます。

また、以下のようにリアルタイムにコメントを表示できるため、社員全員が楽しめるイベント企画につながります。

CommentScreenがよくわかる資料もありますので、以下から無料ダウンロードの上、ご一読ください。

まとめ：社員総会を成功する秘訣は何を企画するか

今回は、社員総会の概要や目的、具体的な進め方を紹介しました。社員総会は年に一度の大きなイベントで、社員のモチベーションアップや生産性向上につながります。
本記事の内容を参考に、まずは社員総会のキーマンを決めるところから進めてみてはいかがでしょうか。
もしも企画段階から相談が必要な場合は、以下からお気軽にお問い合わせください。