「オンラインイベント開催の経験が少なく、準備の方法を詳しく知らない」という方は多いでしょう。
オンラインイベントは、新型コロナウイルス流行から増加している開催方法ですが、1つ1つのイベントを成功させるためにはしっかりとした準備が求められます。
そこで今回は、オンラインイベント準備の流れ11ステップと、オンラインイベントを成功に導く準備のポイント5つを解説します。
さらに、オンラインイベントでのトラブルを防ぐための準備における注意点や、準備のチェックリストなどもご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
オンラインイベントの準備とは？
オンラインイベントは、イベント会場に訪れなくてもパソコンやスマートフォンからオンラインで参加でき、大規模な会場の用意も要りません。
しかし、参加者は画面越しにイベントを見ることになるため、盛り上がるイベントや集中力を維持させるイベントにするには入念な準備が必要となります。
オンラインイベントの準備では、リアルイベントと同じように企画・必要な物の準備・告知をする以外にも、「配信方法やツールの選択」などをしなくてはいけません。
また、それぞれの準備においても、オンラインイベントだからこそ考慮すべき点があるのです。
では、次章以降にて、オンラインイベントの準備についてより詳しく解説していきます。
イベント開催方法ごとの準備の特徴
イベント開催方法には、リアルイベント・オンラインイベント・ハイブリッドイベントがあり、それぞれ以下のような準備の特徴が挙げられます。
- イベント開催方法の種類
- 準備の特徴
リアルイベント（参加者が同じ時間場所に集まって行われる）
- 大規模な会場を準備する 会場の演出を練り上げる
- 参加者などの交通費を考慮する
- 天候や災害などのリスクを考える
- 展示やワークショップの準備が必要なこともある
オンラインイベント（オンライン上で開催される）
- 配信用の会場のみを準備する
- オンラインでも盛り上がる工夫をする
- 会場へのアクセスを考慮せずに済む
- 天候や災害などのリスクが減る
- 配信のトラブル対策をする
ハイブリッドイベント（会場参加もオンライン参加もできる）
- 規模の小さな会場の準備で済む場合もある
- リアルとオンライン両方の機材などの準備が必要
- 会場へのアクセスを考える必要性が減る
- 天候や災害などのリスクが減る
- 展示やワークショップの準備が必要なこともある
上記のように、イベント3種類それぞれが「会場の規模」「演出の仕方」「天候リスクなどの考慮」といった点から、準備の特徴が異なります。
オンラインイベント準備の前に知っておくべき「3種類の配信方法」
オンラインイベント準備の前に知っておくべき3種類の配信方法は、以下の通りです。
- ライブ配信
- アーカイブ配信
- オンデマンド配信
こちらでは、上記3つの配信方法について解説します。
ライブ配信
テレビの生放送のように、イベントをライブ配信する方法です。
ライブ配信には、参加者が生放送ならではのほど良い緊張感を味わえることや、臨場感を感じられたり、配信時点での最新情報を提供できたりといったメリットがあります。
一方で、配信日時が決まっていることから、参加できない方が増えてしまうデメリットも考えられます。
アーカイブ配信
アーカイブ配信とは、ライブ配信された映像を録画し、都合の良い時間に観られるようにする配信方法です。
この配信方法は、ライブ配信に参加できなかった方でも配信期間中なら映像を見ることができます。
一方で、ライブ配信とは異なり、配信中に参加者とコミュニケーションを取ることができないうえ、リアルタイム性がないという特徴もあります。
オンデマンド配信
オンデマンド配信とは、事前に収録した動画を期間中ならいつでも観られるように配信する方法です。
オンデマンド配信のメリットは、動画を事前に何度でも編集して質を高められる点や、参加者が時間や場所に限らず参加できる点にあります。
動画のクオリティにこだわるほど視聴者にとってわかりやすい動画が作れる一方、リアルタイムに参加者とコミュニケーションを取ることはできません。
オンラインイベント準備の流れ【11ステップ】
オンラインイベント準備の流れは、以下の11ステップです。
- ステップ1：イベントの目的やターゲットの決定
- ステップ2：配信方法を選択
- ステップ3：オンラインイベントの企画
- ステップ4：コストの算出と予算の確保
- ステップ5：開催日の決定
- ステップ6：配信に使用するツールの選択
- ステップ7：配信するための会場や機材を準備
- ステップ8：コンテンツの制作
- ステップ9：台本やマニュアルの作成
- ステップ10：オンラインイベントの告知
- ステップ11：本番に向けたリハーサルを実施
こちらでは、上記11ステップについてそれぞれ詳しく解説していきます。
ステップ1：イベントの目的やターゲットの決定
初めに、イベントの目的やターゲットを決めます。
イベントの目的を設定することで方向性が決まり、ターゲットを決めることでニーズに沿ったイベントづくりにつながります。
オンラインイベントの目的は、例えば「自社商品の認知度向上」「社員の交流を深める」などがあるでしょう。
目的が決まれば、次にイベントの目的に沿った最適なターゲットを決めます。
ターゲットを決める際は、「目的のイベントで誰が抱える問題を解決できるのか」を考えてみてくださいね。
ステップ2：配信方法を選択
「ライブ配信」「アーカイブ配信」「オンデマンド配信」の中から、配信方法を選択します。
先述の通り、配信方法によってそれぞれのメリットやデメリットがあるため、どんな情報を配信するか、どんなタイミングで配信したいかなどを考慮して決めてみましょう。
ステップ3：オンラインイベントの企画
次に、オンラインイベントの企画を立てていきましょう。
こちらでは、イベント形態やコンテンツ内容を決めます。
イベント形態は、自社のみでの開催か、他の企業と共催かを決めていき、それに沿って以降の内容も考えていきましょう。
一方、コンテンツ内容は、オンラインイベントでどういったプログラムで提供していくかを検討します。
例えば、著名人を招待したり、参加者が積極的に参加できるプログラムにしたりなど、目的の方向性を考え、オンラインイベントが盛り上がる内容にしてみてください。
ステップ4：コストの算出と予算の確保
これまでのステップで決めた内容を踏まえて、コストの算出と予算の確保を行いましょう。
オンラインイベントのコストは、リアルイベントに比べて安価に抑えられる傾向にあり、コンテンツの制作費用や告知のための費用が大半を占めます。
ステップ5：開催日の決定
ターゲットが参加しやすいかどうかを考慮して、オンラインイベントの開催日を決定します。
リアルイベントよりも参加しやすいのがオンラインイベントですが、ターゲットのライフスタイル面で参加しづらい日程は避けた方が良いです。
例えば、オンラインセミナーなら就業時間帯を避けて平日の夜か土日になるでしょう。
一方、主婦向けのオンラインイベントなら、家事が落ち着く時間帯の平日10時から14時頃が良いかもしれません。
ステップ6：配信に使用するツールの選択
開催日が決まったら、オンラインイベントの配信に使用するツールを選択しましょう。
配信ツールとは、インターネットを介してイベントを行う際に使用するツールのことで、質疑応答や参加者のリアクションを把握するといった様々な機能を持ちます。
配信ツールを選択する際は、利用料金だけでなく、最大参加人数やイベントを盛り上げられる機能がついているかなどを考慮しましょう。
例えば、「スクリーン上に参加者のコメントを流せる」という機能があれば積極的な参加を促せるため、イベントの盛り上がりにつながるでしょう。
ステップ7：配信するための会場や機材を準備
オンラインイベントを開催するうえで必要な配信用の会場や機材を準備しましょう。
会場を選ぶ際は、「設備が整っているか」「適切な広さがあるか」を確認します。
ネット環境や音響などの設備が問題ないか、配信中に映る背景は問題ないか、当日の配信会場に来る人数が収容できるかをチェックしましょう。
機材は「パソコン」「カメラ」「マイク」「照明」が必須アイテムです。
会場によっては機材が揃っていることがあるので、事前に確認しておくと良いでしょう。
ステップ8：コンテンツの制作
次に、オンラインイベントの配信に使用するコンテンツを制作します。
ここでいうコンテンツとは、配信中に流す動画のことで、事前収録やアニメーションなどで制作します。
ライブ配信であってもコンテンツは事前に作りこむことができるため、クオリティの高い動画で参加者の心を掴みましょう。
ステップ9：台本やマニュアルの作成
事前に台本やマニュアルを作成するのも大切なステップの1つです。
司会進行役が使う台本は、イベントの内容によって変わりますが、以下のような流れを記載するのが基本です。
- 冒頭のあいさつ
- 注意事項説明
- タイムテーブルの案内
- ゲスト紹介
- 登壇者が話している間の業務内容
- 休憩の案内
- 質疑応答
- 終わりのあいさつ
また、マニュアルは裏方のスタッフが使用するもので、タイムスケジュールに沿ってどんな業務を行うかや、トラブル対応、機材チェックなどを細かく記載します。
マニュアルは誰が見てもわかりやすい内容にし、スムーズに業務をこなせるようにしましょう。
ステップ10：オンラインイベントの告知
これまでの準備と並行して、オンラインイベントの告知も行いましょう。
オンラインイベントの告知には、以下のような方法があります。
- 自社サイトでイベント情報を発信
- イベントのポータルサイトに掲載
- SNSを活用してアプローチ
- メルマガでイベントのお知らせを送信
- プレスリリースを配信
- 広告でイベントの告知
上記の中から、開催するイベントのターゲットに見てもらえやすい方法を実施すると良いでしょう。
ステップ11：本番に向けたリハーサルを実施
オンラインイベント開催前日までに、本番に向けたリハーサルを実施します。
リハーサルはできるだけ本番と同じ流れで行い、タイムテーブルやツールの使い方など、入念に問題がないかを確認していきましょう。
リハーサルと併せて配信環境のチェックも行い、万全な状態で本番に挑んでみてください。
オンラインイベントでのトラブルを防ぐために！準備の注意点6つ
オンラインイベントでのトラブルを防ぐための準備における注意点は、以下の6つです。
- 機材が正しく動作するかチェックする
- ネットワーク環境の安定性を確認する
- セキュリティに注意する
- スタッフの人数が足りているかチェックする
- 発生しやすいトラブル例を確認する
- トラブル発生時の具体的な対処方法を決める
こちらでは、上記6つの準備における注意点を解説していきます。
機材が正しく動作するかチェックする
オンラインイベントでのトラブルを防ぐため、以下のように機材が正しく動作するかチェックします。
- パソコン・カメラ・マイクなどのケーブルが正しく接続されているかチェック
- 配信ツールが適切に動作するかチェック
- 配信の聞こえ方や見え方に問題がないかチェック
上記の機材チェックは、リハーサルなど本番前日までに行っておきましょう。
ネットワーク環境の安定性を確認する
ネットワーク環境の安定性を確認するのも、トラブルを未然に防ぐための方法の1つです。
ネットワーク環境が安定していれば配信の映像が滑らかになりますが、安定しないと画質が粗くなり、映像や音声が止まることにもつながります。
オンラインイベントで一般的な解像度は、動画サイズ720p、映像の滑らかさ30fpsであり、このとき必要なインターネット回線の速度は3～6mbpsとされています。
しかし、ギリギリの速度ではトラブルが起きかねないため、余裕を持って15〜30mbpsの速度を用意すると良いでしょう。
ちなみに、高画質の動画を配信する場合はさらに速い速度が求められます。
このように、ネットワーク環境の安定性はイベント開催に重要なため、事前に安定して配信できるかの確認をするのがおすすめです。
セキュリティに注意する
オンラインイベントでは、セキュリティに注意する必要もあります。
これは、参加申し込みの際に取得した参加者の個人情報が、不正アクセスによって盗み見られたり、配布資料がダウンロードされたりする危険性があるからです。
「セキュリティ対策ソフトをインストールする」「IDとパスワードがなければ配信URLにアクセスできないようにする」などの対策が必要になります。
スタッフの人数が足りているかチェックする
オンラインイベントを配信するうえで、スタッフの人数が足りているかチェックしましょう。
スタッフの人数を確認する際は、運営に必要な最小限のスタッフだけでなく、トラブルが発生したときに対応できる余裕を持った人数にすることを考慮しましょう。
例えば、プレゼンテーション担当・チャット担当・トラブル担当のように、トラブル対応も含めた役割分担をしておくと良いですね。
発生しやすいトラブル例を確認する
事前に発生しやすいトラブル例を確認することで、トラブルの対策もしやすくなります。
オンラインイベントにおいて発生しやすいトラブルは、以下の通りです。
- 映像が途切れる
- 画質が粗くなる
- 音声が聞こえなくなる
- 文字が小さくて読めない
上記のようなトラブルは、配信環境などを事前に確認して対策する必要があり、また発生してしまった際にどうすれば良いかも考えておくことが大切です。
トラブル発生時の具体的な対処方法を決める
万が一トラブルが発生したときのために、具体的な対処方法を決めておきましょう。
トラブルの対処方法は、フローチャートにまとめてマニュアルに記載するのがおすすめです。
例えば、映像が途切れてしまった際の流れは以下のようなものになります。
- 有線でインターネットに接続しているか確認
- 有線ならケーブルを抜き差しする
- それでも改善されないなら、モデムやルーターを再起動させる
上記のように、発生したトラブルに対して「この場合ならこう対処する」という流れをあらかじめ記載しておくことで、落ち着いたトラブル対処ができるでしょう。
オンラインイベントを成功に導く準備のポイント5つ
オンラインイベントを成功に導く準備のポイントは、以下の5つです。
- リマインドメールを送信する
- 参加者のリアクションが見れる配信ツールを利用する
- 配信に役立つグッズを活用する
- イベントを録画する アンケートを実施する
こちらでは、上記5つの成功につなげるためのポイントを解説します。
リマインドメールを送信する
オンラインイベントを成功に導くため、イベント開催前にリマインドメールを送信するのが一押しです。
参加者は、申し込みをしてから長期間経過するとイベントについて忘れてしまうこともあるため、参加率を向上させるためにリマインドメールが役立ちます。
リマインドメールの内容は、オンラインイベント名・開催日時・連絡事項などを記載しましょう。
より参加率向上につなげるためにも、リマインドメールは1週間前・前日・当日の3回送るのがおすすめです。
参加者のリアクションが見れる配信ツールを利用する
オンラインイベントを成功させるために、参加者のリアクションが見れる配信ツールを利用するのが良いでしょう。
参加者のリアクションがわかることで対話的な進行ができて一体感が生まれ、イベントをさらに盛り上げることが可能になります。
例えば、配信ツール「CommentScreen」では、以下のようにリアクションを把握できる機能が満載です。
- 参加者のコメントやリアクションをスクリーン上に表示できる
- 質問や賛同の多いコメントを選んで質疑応答を始められる
- リアルタイムのアンケート投票で参加者の感想を把握できる
- イベント中にクイズを出題して参加意欲を引き立てられる
オンラインイベントでは「積極的に参加したい！」と思ってもらえる工夫が大切なため、上記の機能はイベント成功につながるといえるでしょう。
また、CommentScreenはZoom・Google hangout・Microsoft Teamsなど、日常的に使うことの多いツールとも併用できるので、オンラインイベントの準備を円滑に進められますね。
配信に役立つグッズを活用する
配信に役立つ以下のようなグッズを活用することで、オンラインイベントをスムーズに進行させられます。
- LEDライト：会場の照明でも暗いと感じたときに明るさ調節用に使用できる
- スケッチブック：登壇者とスタッフの意思疎通のためにカンペとして使用できる
- 映像スイッチャー：映像をボタン1つで切り替えられるため、複数のカメラを使用するときに便利
上記のように、オンラインイベントならではの便利グッズを用意しておくと、進行時の安心感もありますよね。
イベントを録画する
オンラインイベントに参加できなかった方のために、イベントを録画しておきましょう。
録画をしておけばアーカイブ配信にも使用できるうえ、観返して今後のための課題を洗い出すときにも使えます。
イベントの映像を録画する際は、参加者へ事前にお知らせしておきましょう。
アンケートを実施する
オンラインイベントに対するアンケートを実施するのもおすすめです。
アンケートでは「イベントの参加理由」「イベントの感想」など、集めることで次回以降の改善や営業提案に活かせる質問を選びましょう。
アンケートでリアルな意見を集めれば、次回以降はより満足度が高いイベントを開催できますよ。
オンラインイベント準備のチェックリスト
以下のオンラインイベント準備のチェックリストを活用してみましょう。
オンラインイベント準備のチェックリスト
【ステップ1】イベントの目的やターゲットの決定 | □ |
【ステップ2】配信方法を選択 | □ |
【ステップ3】オンラインイベントの企画 | □ |
【ステップ4】コストの算出と予算の確保 | □ |
【ステップ5】開催日の決定 | □ |
【ステップ6】配信に使用するツールの選択 | □ |
【ステップ7】配信するための会場や機材を準備 | □ |
【ステップ8】コンテンツの制作 | □ |
【ステップ9】台本やマニュアルの作成 | □ |
【ステップ10】オンラインイベントの告知 | □ |
【ステップ11】本番に向けたリハーサルを実施 | □ |
イベント前の準備だけでなく、イベント後に向けて備えておきたいこととは？
オンラインイベントの準備は、イベント前だけでなく、イベント後に向けても行っていきましょう。
イベント後に重要なのは、「参加者へのフォロー」です。
参加者に対してイベント後にフォローメールを送ることで、顧客との信頼関係を深められるうえ、商談にもつなげられます。
加えて、イベントに参加できなかった方にも配布資料などを送るといった対応で関係を構築できると良いですね。
まとめ：イベント成功に向けて段階的に準備しよう
今回は、オンラインイベントの準備の流れやポイントについて詳しくお話しました。
オンラインイベントを成功させるためには、目的やターゲットを決めて方向性などを定めてから準備を段階的に行う必要があります。
準備は本記事で紹介した11ステップの流れで行い、注意点や成功に導くためのポイントを押さえながら進めていきましょう。
特に、配信ツールはイベントの盛り上がりに直結するポイントなので、参加者のリアクションが確認でき、積極的に参加してもらえるようなツールを選んでみてください。
また、イベント準備に漏れがないよう、オンラインイベント準備のチェックリストも活用してみてくださいね。