「会社のオンラインイベントとして、表彰式の企画を検討している」という企業担当者の方は多いのではないでしょうか。
社員とのつながりやモチベーションの維持に大切な表彰式ですが、オンラインで行うとなると「どのような流れで開催したら良いかわからない」と悩んでしまいますよね。
そこで今回は、オンライン表彰式を企画する手順7ステップや、オンライン表彰式を成功に導くためのコツをご紹介します。
さらに、オンライン表彰式を企画する5つのメリットや、企画の際の注意点についても解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
オンライン表彰式とは
オンライン表彰式とは、成果を挙げた社員などをオンライン上で表彰するイベントのこと。
パソコンやスマホを使用し、インターネットを通じてどこからでも参加できるため、リモートワークをしている社員でも表彰式に参加しやすい特徴があります。
また、表彰式をオンライン化することで、参加者のリアクションが見やすいなどの利点が多く、現在注目を集めているオンラインイベントの1つです。
オンライン表彰式を企画する重要性
オンライン表彰式を会社のイベントとして企画するのは、会社や社員にとって重要性があります。
表彰式は、会社と社員のつながりを強固にし、社員のモチベーションを向上させることに関わってくるもの。
新型コロナウイルスの流行以降、大人数で集まるイベントの開催は難しくなり、リモートワークが増えました。
しかし、全社員が一同に参加するのは難しいという理由で表彰式を実施しない場合、成果を挙げている社員にとっては不満の原因になってしまいます。
また、他の社員からしても目指すべき社員像が共有されないことで、モチベーションの低下も懸念されるでしょう。
このように、会社や社員にとって重要な意味を持つ表彰式だからこそ、どこからでも参加できるオンライン化が浸透しているのです。
オンライン表彰式の種類。「リアル配信形式」と「オンデマンド形式」とは
オンライン表彰式の配信方法は、「リアル配信形式」と「オンデマンド形式」の2種類に分けられ、どちらかを選んで開催の準備をしていきます。
こちらでは、上記2種類の配信方法について解説していきます。
リアル配信形式（ハイブリッド形式）
リアル配信形式（ハイブリッド形式）の特徴は、以下の通りです。
- 決められた時間に参加者全員がオンライン上に集まる
- 事前に作成された動画や、会場の生中継を流す
- 参加者や登壇者がリアルタイムにコミュニケーションを取れる
- 生放送の番組に参加するような臨場感が得られる
上記のように、参加者全員が表彰式の開催日時にインターネットを通じて参加するため、リアルタイムのコミュニケーションが活性化され、盛り上がりやすいのが特徴です。
受賞者に対する参加者からのお祝いコメントを画面上に表示したり、リアルタイムでの質疑応答やクイズ大会などを実施したりなど、積極的な参加を促せます。
オンデマンド形式
オンデマンド形式の特徴は、以下の通りです。
- 決められた時間にリアルタイムで参加する必要がない
- 事前に作成された表彰式の動画を、期間内ならいつでも見ることができる
- 表彰式を凝った演出の動画にできる
- 生配信ならではのトラブルがない
上記のように、オンデマンド形式の大きな特徴は、表彰式の動画を社員が各々好きな時間に見ることができる点です。
このため、勤務時間帯が異なる社員や、海外赴任の社員でも視聴しやすいでしょう。
さらに、オンデマンド形式なら、動画は事前に時間をかけて作りこむことができるため、CGを背景に使用するといったこだわりの動画を完成させられます。
生配信ではないので、通信トラブルなどが発生しないというのも大きな特徴の1つでしょう。
一方、リアル配信形式と異なり、リアルタイムのコミュニケーションが発生しないため、盛り上がりや一体感が劣ってしまうケースも考えられます。
「オンライン表彰式」と「リアル開催の表彰式」の違い
「オンライン表彰式」と「リアル開催の表彰式」の違いは、以下の通りです。
オンライン表彰式
どこにいても参加できる 小さい会場でも開催できる 少ない人数で運営できる 臨場感を感じさせる工夫が求められる
リアル開催の表彰式
会場に行く必要がある 大きな会場を押さえるべき場合もある 運営に大人数が必要なケースがある 臨場感を感じやすい
オンライン表彰式ならどこにいても参加できるため、例えば受賞者の家族も一緒に参加してもらい、よりモチベーションを高めるといったことも可能です。
また、オンラインイベントであれば、配信ができる広さの会場を用意すれば良いうえ、少人数でも運営できるため、会場費や人件費などが軽減されるケースも多いでしょう。
しかし、リアル開催の表彰式と比べて会場のリアルな雰囲気を感じられないため、参加者に臨場感を味わってもらう工夫がなければ、集中力を切らしてしまうこともあります。
オンライン表彰式を企画する5つのメリット
オンライン表彰式を企画するメリットは、以下の5つです。
会社と社員のつながりが深まる 社員が高いモチベーションを維持できる 会社が評価する社員像を示せる オンラインイベントだと参加者のリアクションが見やすい 参加者全員で盛り上げるイベントにできる
こちらでは、上記5つのメリットについて解説します。
会社と社員のつながりが深まる
会社のオンラインイベントとして表彰式を行うことで、会社と社員のつながりが深まります。
これは、受賞した社員の努力が会社に認められることで、「頑張れば適切に評価される」という会社への信頼が生まれるからです。
内定者もオンライン表彰式に参加してもらえれば、会社とのつながりを深める良い機会になるでしょう。
社員が高いモチベーションを維持できる
社員が高いモチベーションを維持できるというのも、表彰式というオンラインイベントを行うメリットでしょう。
成果を挙げた社員をオンライン表彰式という場で讃えることにより、受賞者だけでなく他の社員も「明日からの業務はより一層頑張ろう」とモチベーションが高まります。
受賞者にトロフィーや景品などの記念品を贈呈することで、さらに社員の「自分も受賞したい」というやる気が向上するでしょう。
会社が評価する社員像を示せる
オンラインイベントとして表彰式を企画することで、会社が評価する社員像を示せるという利点もあります。
受賞者がなぜ表彰されるのかを明確に伝えると、他の社員も「受賞者のような社員像になりたい」というように、目指す方向性が生まれます。
このため、企業理念や会社のこれからの方向性に沿って受賞者を決定すれば、目指す目標を共有することにもつながるでしょう。
オンラインイベントだと参加者のリアクションが見やすい
オンラインイベントであれば、参加者のリアクションが見やすいというメリットがあります。
「リアル開催の表彰式の方がリアクションがわかりやすいのでは？」と感じるかもしれませんが、オンラインイベントでは参加者のお祝いコメントがひと目でわかるのです。
コミュニケーションが取りやすい配信ツールを選択すれば、参加者からのコメントを画面表示するだけなく、リアルタイムでアンケートを取ることもできます。
このように、オンラインイベントの方が参加者のリアクションを把握しやすい点があり、「全員にお祝いのリアクションを共有したい！」という場合に適した方法だといえます。
参加者全員で盛り上げるイベントにできる
参加者全員で盛り上げるイベントにできるというのも、オンライン表彰式ならではの利点です。
オンラインイベントであれば、一人ひとりがコメントを発信できるうえ、アンケートやクイズ大会といった全員参加できるプログラムが実施できるため、積極性が生まれます。
登壇者以外の参加者も積極的に参加しやすいオンライン表彰式では、主催者や他の社員とのコミュニケーションも活性化することでしょう。
オンライン表彰式を企画するには？
オンライン表彰式を企画するには、以下2つの方法があります。
自社で配信ツールを使用する 業者に依頼する
こちらでは、上記2つの方法について詳しく解説します。
自社で配信ツールを使用する
1つ目の方法は、自社でオンラインイベントの表彰式を企画し、配信ツールを使用して開催するやり方です。
配信ツールを使用することで、リアルタイムに社員が参加できるオンライン表彰式を開催することができます。
この方法では、配信に必要な会場や機材、インターネット環境などを自社のプロジェクトチームで準備し、企画を練っていきます。
自社で企画から開催まで実施することで、オンラインイベントのノウハウが蓄積されるうえ、業者に任せるよりもコストを比較的安価に抑えることができるでしょう。
詳しい開催までの企画手順は、本記事の後半でご紹介する「オンライン表彰式を企画する手順【7ステップ】」にて解説しています。
業者に依頼する
オンラインイベントの表彰式における企画や開催のサポートを、業者に依頼するという選択肢もあるでしょう。
オンラインイベント企画会社などに相談することで、準備や開催までの段取りがスムーズに進められるというメリットがあります。
一方、オンライン表彰式開催のコストが増えてしまうのが、業者に依頼するデメリットといえます。
イベント全てのサポートを依頼すると大きなコストがかかるケースもあるので、予算に応じて対応範囲を調整してもらうようにしましょう。
オンライン表彰式を企画する手順【7ステップ】
オンライン表彰式を企画する手順は、以下の7ステップです。
プロジェクトチームを立ち上げる オンライン表彰式の目的を決める 参加者の人数や使用デバイスを把握する コンセプトやプログラム内容を決める 目的に合った配信ツールを選定する 会場や必要機材を準備する オンライン表彰式を開催する
こちらで解説する7ステップの手順を押さえながら、オンライン表彰式開催に向けて企画していきましょう。
プロジェクトチームを立ち上げる
オンラインイベントとして表彰式を企画する際は、まずプロジェクトチームを立ち上げましょう。
表彰式の準備を進めたり、各部署とスケジュールを調整したりなど、こなすべきことは多いため、プロジェクトチームのメンバーで協力して進めていきます。
メンバー間では密に連絡を取り合い、必要があれば適宜ミーティングを行ってオンライン表彰式を成功させましょう。
オンライン表彰式の目的を決める
オンライン表彰式の開催目的を決めるのも重要なステップです。
イベントの目的を初めに決めておくことで、「目的を達成するにはどうしたら良いのか」を考えながら企画を練っていくことができます。
オンライン表彰式の目的には、例えば以下のようなものがあります。
- 優秀な社員の事例を共有し、社員のスキルを向上させたい
- 普段交流しない部署同士のコミュニケーションを活性化させたい
- 評価される社員像を伝え、目指すべき方向性を伝えたい
- 成果を挙げたことを讃え、社員のモチベーションを向上させたい
上記のようにオンライン表彰式の目的を決め、以降のステップに進んでみましょう。
参加者の人数や使用デバイスを把握する
次に、参加者の人数や使用デバイスを把握しましょう。
事前に人数と使用デバイスを知っておけば、参加しやすいイベントを考えたり、ネットワーク環境を整備したりするうえで役に立ちます。
オンラインイベントは、誰がどこでどんなデバイスを使用して参加しても良いため、できる限り事前に参加者の想定をしておくことが大切です。
また、当日の会場は受賞者などの少人数しか招く必要がないか、もしくは他にも招くべき人がいるのかといったことも考えておきましょう。
コンセプトやプログラム内容を決める
参加者の人数や使用デバイスを把握したら、オンライン表彰式のコンセプトやプログラム内容を決めていきましょう。
まずは、オンライン表彰式の目的に沿ったコンセプト（軸となるアイディアやテーマ）を考えます。
次に、以下のように具体的なプログラム内容を決めていきましょう。
- オープニングの動画
- 登壇者の挨拶
- 受賞者の発表
- 表彰と記念品の授与
- 受賞者のスピーチ
- 総括
コンセプトに沿ったプログラムや演出、デザインでオンライン表彰式を盛り上げることがポイントです。
プログラム内容が決定したら、メールなどを利用して全社員へイベントの周知をしましょう。
目的に合った配信ツールを選定する
コンセプトとプログラム内容を決めた後、目的に合った配信ツールを選定します。
オンラインイベントでは、表彰式のプログラムが優れていても、配信ツールが目的とずれてしまうと失敗の原因になりかねません。
配信ツールの選び方の例は、以下の通りです。
- 同時接続できる人数はどのくらいか
- 参加者のコメントを見れるか
- 質疑応答がしやすいか
- アンケートやクイズなどの機能があるか
上記のような項目を考慮しながら、目的に叶うツールを選んでみましょう。
会場や必要機材を準備する
会場や必要機材も忘れずに準備していきます。
会場は、当日会場に招く人数を考えながら適切な規模で、参加しやすい場所を手配しましょう。
さらに、会場に用意するパソコン・カメラ・マイク・ネットワーク回線などの必要機材も用意しておきます。
会場と機材が準備できれば、開催前にリハーサルを行い、当日の流れを把握しておきましょう。
オンライン表彰式を開催する
いよいよ、当日のオンライン表彰式を開催します。
開催前に、一度機材や配信ツールが適切に動作するか、インターネット環境に問題ないかなどを事前チェックすると安心です。
開催後は、事前に決定したプログラムに沿って進めていきましょう。
オンライン表彰式を成功に導くためのコツ
オンライン表彰式を成功に導くためのコツは、以下の4つです。
- 参加率を高めるため目的や内容を周知する
- 参加者のリアクションが見やすいツールを使う
- 視聴者が飽きないように演出の工夫をする
- イベントの時間は長すぎないようにする
こちらでは、オンライン表彰式だからこそ大切な上記4つのコツを解説していきます。
参加率を高めるため目的や内容を周知する
参加率の向上に向けて目的や内容を周知するというのが、オンライン表彰式を成功させるコツの1つです。
できる限り多くの社員に参加してもらうことで、オンラインイベントは成功に近づけるため、事前の周知が大切です。
社員へ周知する際は、オンライン表彰式をいつ開催するかはもちろんのこと、より注目を集めるために目的や内容も伝えておきましょう。
ノミネートされた社員には、ノミネートの内容についてもお知らせしておくと良いでしょう。
参加者のリアクションが見やすいツールを使う
参加者のリアクションが見やすいツールを使うのは、成功のための重要なコツといえます。
オンラインイベントの表彰式は、実際の会場にいないことから臨場感を感じにくいため、「主体的に参加している」という感覚を持ってもらうことが大切です。
リアクションが見れるツールを利用することで、参加者が「自分もお祝いのコメントをしてみよう」と考えるようになり、社員同士のコミュニケーションが活性化されるでしょう。
参加者のコメントやリアクションが見やすいツールとして、「CommentScreen」をおすすめします。
CommentScreenには、以下のようなコミュニケーションを活性化し、オンライン表彰式を盛り上げる機能が備わっているツールです。
- スクリーン上に参加者のコメントやリアクションを流せる
- 参加者の質問を随時確認して、質疑応答セッションを始められる
- リアルタイムのアンケート投票ができる
- クイズを出題して参加意欲を引き立てられる
さらに、CommentScreenは、ZoomやGoogle hangout、Microsoft Teamsなどのビデオ会議ツールと併用して使用可能なため、オンラインイベントにぴったりなツールだといえます。
視聴者が飽きないように演出の工夫をする
視聴者が飽きないように演出の工夫をするのも、オンライン表彰式の大切なコツです。
自宅から参加するオンラインイベントだからこそ、以下のような集中力を切らさないようにする工夫が必要でしょう。
- クイズ大会やアンケート投票で盛り上げる
- 会場のカメラワークを切り替えて興味を引く
- 受賞者以外も画面に映ってコメントをする
- デザイン性のある背景にする
- 効果音やBGMで楽しませる
上記のように、視聴者が飽きない工夫をして成功に導きましょう。
イベントの時間は長すぎないようにする
イベントの時間は長すぎないようにするのもポイントの1つです。
先述の通り、オンラインイベントの表彰式では、リアル開催の表彰式と違って集中力が切れやすいため、長く時間を使いすぎないようにしましょう。
リアル開催の表彰式よりも少し短めの1時間ほどに設定し、コンパクトながらも中身の詰まったプログラムにすると良いでしょう。
オンライン表彰式を企画するときの注意点
オンライン表彰式を企画するときは、トラブルへの万全な対策が求められます。
オンラインイベントでは、以下のようなリアル開催のイベントと異なるトラブルが考えられるため、適切な対策をしましょう。
| インターネット接続が不安定になる | 会場ではできれば有線で接続する 視聴者のインターネット環境を事前に確認してもらう |
|---|---|
| 音声が聞こえなくなる | 入念に機材チェックをする 配信ツールの操作方法を理解しておく |
| 画面の動きが遅くなる | パソコンのスペックを見直す 不要なアプリは閉じておく |
上記のように、スムーズな運営ができるような対策をしておきましょう。
まとめ：オンライン表彰式では飽きさせない工夫が重要
オンラインイベントとして表彰式を開催することは、会社と社員のつながりを深めたり、社員のモチベーションを向上させたりなど、多くのメリットがあります。
一方で、リアル開催のイベントと異なり、臨場感を感じにくいという側面があるため、飽きさせない工夫が重要となるでしょう。
積極的な参加をしてもらい、集中力を切らさないようにするためにも、参加者のコメントやリアクションが画面に表示されるようなツールを活用するのがおすすめです。
CommentScreenでは、コメントやリアクションの共有以外にも、クイズ大会やアンケート投票などの盛り上がる機能が備わっているので、オンライン表彰式はもちろんのこと、各種社内オンラインイベントにも活用することができるでしょう。