「オンラインイベントの実施を検討しているけど、具体的な方法がわからないのでノウハウのある代行業者に頼みたい」と考えられている方は多いと思います。
国内外問わず、社内イベントやセミナーなど多くのイベントのオンライン化が進んでいますが、オンラインイベントの開催に馴染みのある方は少ないでしょう。オンラインイベントをスムーズに成功へ導くためにも、代行サービスの検討は重要なポイントとなります。
今回は、オンラインイベント代行を利用するメリットとデメリット、代行に任せられる業務の種類などを紹介していきます。さらに、代行サービスを選ぶときのポイント5つや、料金相場についても解説するので、ぜひご一読ください。
オンラインイベントの代行とは？
オンラインイベントとは、展示場や会議室といった実際の会場で開催するイベントではなく、インターネットを利用して特定の場所に属さず行われるイベントのことです。
一方、オンラインイベントの代行とは、オンライン上で開催されるイベントの準備や当日の運営を、知見のある代行業者に任せることをいいます。
オンラインイベント代行サービスを利用することで、イベント準備や運営を効率的に進められたり、社員の負担を減らせたりなどのメリットがあります。オンラインイベント代行の様々な利点については次の章で詳しく解説するので、参考にしてみてください。
オンラインイベントの代行を利用するメリット
オンラインイベントの代行サービスを利用するメリットは、以下の4つです。
- 初めてのオンラインイベントでも効率的に進められる
- 要望に沿ったイベントを実現できる
- 企画・準備・運営時の負担が軽減できる
- トラブル対策ができる
こちらでは、上記4つのメリットを詳しく解説していきます。
初めてのオンラインイベントでも効率的に進められる
オンラインイベントを代行することで、初めてでも効率的に準備や運営を進められます。
配信環境を準備したり機材を操作したりなどでイベントを運営するのは、慣れていない社員にとって難しく感じてしまうもの。しかし、ノウハウのある代行業者であればスムーズに様々な機材の手配ができるので、当日の配信も安心して迎えられるでしょう。
要望に沿ったイベントを実現できる
こちらの要望に沿ったオンラインイベントが実現できるのも、代行業者に任せる利点といえます。
イベントを行う際、「盛り上げるためにこういうイベントにしたいな」というイメージが沸いてきたにもかかわらず、ノウハウ面から自社だけで実現させるのは難しいことも。しかし、代行業者であれば、今まで培ってきた多くの知見から要望を実現させるために適切なサポートをしてくれるでしょう。
オンラインイベントでは、画面越しでも参加者と上手くコミュニケーションを取り、資料や映像などを組み合わせて飽きさせない工夫が必要になります。これらの企画力もイベント成功に欠かせないため、代行業者の力を借りることでスムーズな開催につながります。
企画・準備・運営時の負担が軽減できる
代行業者に依頼することで、オンラインイベント開催の負担が軽減できるというメリットも挙げられるでしょう。
通常、オンラインイベントを行うには、企画から配信機材や運営マニュアル、進行台本の準備、当日の運営まで、多くのタスクが存在します。これらの業務をこなすためには、最低でも数人の社員がオンラインイベントに注力しなくてはいけません。
一方、オンラインイベント代行サービスを活用すれば、タスクは大きく軽減するでしょう。代行業者に依頼することで、煩雑な多くの業務をサポートをしてもらえるので、企業としての生産性向上が期待できます。
トラブル対策ができる
オンラインイベントを成功させるために必要なトラブル対策も、代行業者に依頼することで対応可能です。
オンラインイベントでトラブルになり得る原因は、主に機材やインターネット環境です。代行業者は、これらのセットアップを入念に行ったうえで、事前のリハーサルでチェックをします。さらに、万が一トラブルが発生してしまった場合に備え、経験豊富なスタッフが配置されることもあります。
トラブルが発生してしまうとイベントの満足度に大きく関わるので、安心してオンラインイベントを運営するためにも、ノウハウのある会社に任せると安心でしょう。
オンラインイベントの代行を利用するデメリット
オンラインイベントの代行を利用するデメリットは、以下の3つです。
- 代行を依頼するコストがかかる
- 社内のノウハウが蓄積されにくい
- 代行サービスに任せきりになってしまう
メリットを踏まえたうえで、上記3つのデメリットについても見ていきましょう。
代行を依頼するコストがかかる
当然かもしれませんが、オンラインイベント代行サービスを依頼することでコストが発生します。このコストは、依頼する範囲が広くなるごとに増えていくため、予算に合った計画が求められるでしょう。
例えば、「代行業者にイベントの全体を任せる」という考えで依頼をしてしまうと、予算を大きく超えた金額になってしまうことがあるので、任せる業務を見直すのも大切です。依頼する際は、予算を伝えたうえで計画を立案してもらうと良いでしょう。
社内のノウハウが蓄積されにくい
オンラインイベント代行業者に任せることで、社内のノウハウが蓄積されにくいという欠点もあります。多くの業務の代行を依頼し、自社の社員が学べる範囲が狭まると、次回のオンラインイベントを開催する際も自社だけでは難しくなることに。
このため、代行の依頼業務を少なくしたり、自社の社員でできる範囲のことは行ったりする方が将来性を考慮すると良いかもしれません。
代行サービスに任せきりになってしまう
代行サービスに任せきりになってしまうことも、デメリットの1つといえます。
いくらノウハウのある代行業者だからといっても、100%イベントを成功させてくれるとは限りません。「代行サービスに全てを任せて、できるだけ自社の社員の負担を減らしたい」と考えてしまうものですが、少しでも成功率を上げるために、自社においてもできる限りの取り組みは必要になります。
代行業者に任せきりにならず、イベント成功のため、企画や準備、運営に携わっていきましょう。
オンラインイベント代行を検討する際に知っておくべき【3つの開催形式】
オンラインイベント代行を検討する際に知っておくべき3つの開催形式は、以下の通りです。
スタジオなし
全員がインターネットを通じて参加する開催形式
■画面越しの交流となる
■社内イベントやセミナーに向いている
開催コストは最も安い
スタジオあり
実際の会場も用意し、リアルイベントとオンラインイベントを組み合わせた開催形式
スタジオがあることで実演することも可能
社内イベントやセミナーの他、商品発表会などにも向いている
オンラインのみのイベントと比べると開催コストが上がる
スタジオを複数使用
複数の会場からインターネットを通して参加する開催形式
複数拠点の参加者でも交流しやすく、大規模な会議に向いている
各拠点に機材などが必要なためコストは高くなりやすい
上記のように、「スタジオなし」「スタジオあり」「スタジオを複数使用」と3つの開催形式において、メリットやコストなどが異なります。どの方法が開催したいイベントに向いているか考慮し、選択するのが良いでしょう。
オンラインイベント代行に任せられる業務の種類
オンラインイベント代行業者に任せられる業務の種類は、主に以下の5つです。
- イベ ントの企画立案
- ターゲットユーザーの絞り込みや集客
- イベントの事前準備
- 当日の進行
- アンケート作成や集計
こちらでは、上記5つの業務について詳しく解説します。
イベントの企画立案
オンラインイベント代行業者には、イベントの企画立案を任せられます。イベント内容などを細かく決める企画は、イベント成功にも大きく関わる業務です。
オンラインイベントでは特に、画面越しのコミュニケーションになるため、盛り上がるイベントにする工夫が重要になります。業者に依頼することで、クイズ大会を実施したり、リアルタイムの質問に対して答える時間をつくったりなど、視聴者が積極的に参加できる企画を提案してもらえるでしょう。
ターゲットユーザーの絞り込みや集客
イベントの効果的な集客を実現するためには、ターゲット層を考えてユーザーを絞りこみ、多くの集客方法から適切なものを実施しなくてはいけません。自社の社員でこれらを行うのは簡単なことではありませんが、代行サービスであれば対応することができます。
マーケティングの専門知識を持った業者が集客を実施してくれるため、効果的なプロモーションを行ってくれるでしょう。
イベントの事前準備
オンラインイベントの事前準備には、以下のようなものがあります。
- 配信・音響・撮影・照明機材の準備
- プラットフォーム（オンラインイベントを実施するツール）の選定
- 備品の手配
- 背景画像や映像制作
- 運営マニュアルや進行台本の作成
- リハーサル
上記のような事前準備も、オンラインイベント代行業者に任せることができます。中には専門性の高いものや、作成に時間がかかるものもあるので、依頼することで効率的に進めていけるでしょう。
当日の進行
イベント当日では、進行管理やトラブル対応を任せられます。本番中に代行業者のスタッフを配置し、システムオペレーションのサポートをしてもらえるため、進行がスムーズにいくでしょう。
また、ネットワークのトラブルや機材トラブル、操作ミスなどによる問題が発生した際、迅速に対応してくれるサービスもあります。
アンケート作成や集計
オンラインイベント代行業者に依頼することで、アンケート調査も行ってもらえます。
アンケート作成や集計をしてレポートをまとめてくれるサービスもあるため、次回のイベントに向けて改善点を話し合う際のデータとして有効活用できるでしょう。視聴者と直接対話するのが難しいオンラインイベントだからこそ、アンケート調査は成果の把握をするのに重要なポイントとなります。
オンラインイベント代行サービスを選ぶときのポイント5つ
オンラインイベント代行サービスを選ぶときのポイントは、以下の5つです。
- 事例や実績を確認する
- 得意分野をチェックする
- 優れた企画を提案してくれる会社を選ぶ
- どこまでを任せられるかチェックする
- コストを比較して選ぶ
ここからは、オンラインイベント代行を選ぶうえで欠かせない押さえるべきポイントについて解説していきます。
事例や実績を確認する
オンラインイベント代行を選ぶ際は、事例や実績を確認しましょう。
事例や実績をチェックすることで、知識や経験が豊富なスタッフが多いかの目安となります。また、大規模のイベントをこなしている代行業者なら、円滑な準備や運営を期待できるでしょう。
事例や実績はホームページに書かれていることが多いですが、掲載されていない場合は問い合わせてみるのも良いでしょう。
得意分野をチェックする
代行業者の得意分野をチェックするのも大切です。実施したいイベントの種類が代行業者の得意なイベントとマッチしていれば、ノウハウを活かした企画や運営が期待できます。
一般的に、オンラインイベント代行業者のホームページ上では、実施したことのあるイベントの種類などが記載されているため確認してみましょう。
優れた企画を提案してくれる会社を選ぶ
オンラインイベントを任せるなら、企画力がある会社を選びましょう。企画力がある業者なら、こちらの要望を実現してくれる可能性が高まり、よりイベント成功に近づけます。
相談した際に、こちらの要望に沿った優れた提案をしてくれる業者かどうか確認するのがおすすめです。こちらの意に沿わない回答が来るなど、コミュニケーションが上手く取れない場合は連携してイベントを進めていくのが難しくなるかもしれません。
どこまでを任せられるかチェックする
どこまでの範囲の業務を任せられるかもチェックしておきましょう。こなせる業務の範囲を確認していないと、話が進んでから「実施してくれると思っていた業務が依頼できなかった」ということにもなりかねません。
業務範囲を確認するためには、まず自社でどの業務を行い、代行にどこまでを依頼するかを事前に想定しておくことも大切です。
コストを比較して選ぶ
コストを比較して選ぶのも重要です。「初めは予算内で収まると思っていたけど、相談していたら超えてしまった」というようなこともあり得ます。
オンラインイベント代行には有料オプションなども多いので、見積りを依頼しながら予算に合ったプランを提案してくれる業者を選定し、比較すると良いでしょう。
オンラインイベント代行サービスの料金相場
オンラインイベント代行サービスの料金は、イベントの規模や任せる業務の範囲によって様々で、50〜500万円ほどと大きく変動します。例えば、機材の準備やインターネット環境の手配のみであれば比較的安価ですが、マニュアルの作成やアンケート調査、手配するスタッフが多いと大きな金額になります。
「オンラインイベント代行に頼みたいけど、予算が足りない！」という方は、参加者とコミュニケーションが取りやすい機能が備わった配信サービスを利用するのもおすすめです。
オンラインイベントの代行を利用する際の流れ 【5ステップ】
オンラインイベントの代行サービスを利用する際の流れ5ステップは、以下の通りです。
- ステップ1：イベント内容のヒアリング
- ステップ2：企画・お見積り
- ステップ3：開催までの準備
- ステップ4：当日の運営
- ステップ5：開催後のアンケート集計など
こちらでは、上記5ステップについて見ていきましょう。
ステップ1：イベント内容のヒアリング
ホームページなどから問い合わせ後、イベント内容のヒアリングをします。
「まだ内容などを具体的に決めていない」という方でも相談に乗ってくれるため、オンラインイベントに求める要望などを大まかに伝えるとよいでしょう。
ステップ2：企画・お見積り
ヒアリングが終わり内容が明確になれば、企画やお見積りのステップとなります。
演出や使用するツール、機材も含めた企画を提案してくれるので、併せて提出されるお見積りを確認しながら「予算内で開催できそうか」「要望に沿った提案か」を確認しましょう。
ステップ3：開催までの準備
準備段階では、開催に必要な機材からマニュアル作成、映像制作など、各種の事前準備を行っていきます。
前日にリハーサルを行うサービスなども利用しながら、当日の運営が問題ないか入念に確認しましょう。
ステップ4：当日の運営
いよいよ当日の運営です。会場の設営から始まり、ステージ進行・運営の進行管理・資料配布・イベント記録のための撮影などを行っていきます。
当日は代行業者のスタッフが配置されるので、トラブルが起きたときの対応を任せることが可能です。イベントの終了後は、会場の撤去作業を円滑に完了させましょう。
ステップ5：開催後のアンケート集計など
オンラインイベントの開催後、アンケート集計などが行われます。
代行業者から、アンケート調査の集計やアクセス解析、記録映像の編集、レポートが提出されるので、次回以降のイベントに向けて改善点を模索していきましょう。
オンラインイベント代行を頼む前に！検討したい配信ツール【CommentScreen】とは？
オンラインイベント代行には多くのメリットがありますが、コストが比較的高い、自社にノウハウが蓄積されにくいなどのデメリットも存在します。このため、「できるだけコストが安く、オンラインイベントが盛り上がる方法はないか」と悩んでしまいますよね。
上記のようなお悩みをお持ちの方は、「CommentScreen」というオンラインイベントに役立つツールを利用するのがおすすめです。CommentScreenは、視聴者の意見を活用して盛り上げる機能が多く備わっているのが特徴の配信ツールです。例えば、CommentScreenでは以下のような機能を利用できます。
- 視聴者のコメントやリアクションをディスプレイ上に表示できる
- 質問一覧を確認でき、いつでも質疑応答セッションを始められる
- リアルタイムのアンケートで、プレゼンの理解度などをチェックできる
- プレゼン中にクイズを出題し、正解者を発表する機能がある
上記の機能を活用することで、画面越しでも参加者のコミュニケーションを活性化することができるでしょう。また、CommentScreenなら、ZoomやGoogle hangout、Microsoft Teamsなど、すべてのビデオ会議ツールと併用して使用可能なので、自社のオンラインイベントに取り入れやすいツールといえます。
まとめ：オンラインイベント代行を選ぶなら、メリットデメリットを比較しよう！
オンラインイベント代行業者に任せることで得られるメリットは多いです。しかし、依頼することでコストが多くかかることや、社内にノウハウが蓄積されにくい特徴があるので、比較しながら検討していきましょう。
オンラインイベント代行業者へ依頼する以外にも、ご紹介したCommentScreenというオンラインイベントを実施するツールもあるので、こちらも参考にしてみてください。